La industria de eventos necesita una mentalidad de futuro para sobrevivir al coronavirus

Los planificadores de eventos, lugares, aerolíneas y hoteles tienen un papel que desempeñar en la reactivación de la industria de reuniones después del coronavirus.

Después de más de 12 años de expansión y crecimiento económico, aquellos de nosotros en la industria de eventos enfrentamos un triple golpe directo: un brote viral en todo el mundo sin tratamiento inmediato; La interrupción de la cadena de suministro y las restricciones de viaje causan crisis económica y la cancelación generalizada de eventos. Todos estamos luchando para lidiar con situaciones a corto y largo plazo y avanzando con la planificación de escenarios para una serie de incertidumbres relacionadas con el proceso y la recuperación en los meses e incluso años venideros.

El 15 de marzo, los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades publicaron una guía para suspender todos los grandes eventos y reuniones masivas de más de 50 personas durante al menos ocho semanas para evitar la propagación del COVID.

La disminución severa de los viajes y las cancelaciones de eventos generalizadas debido al brote podrían equivaler a un impacto económico estimado de $ 809 mil millones para la economía de los EE. UU. Y la pérdida de 4.6 millones de empleos relacionados con los viajes solo en este país, según un análisis preparado por Tourism Economics y publicado Mach 17 por la US Travel Association .

Los planificadores, expositores, patrocinadores y asistentes están reevaluando cada evento futuro aún planificador como un gran riesgo financiero y de salud. Todo esto acelerará las cancelaciones de eventos, intensificando la industria de reuniones y eventos en general. Por lo tanto, las economías locales también sufrirán. Las exposiciones generan anualmente alrededor de $ 135 mil millones en gastos de visitantes y expositores. Los restaurantes locales, hoteles, mano de obra y los impuestos locales se verán afectados, lo que aumentará el daño.

Los líderes de la industria ya han solicitado $ 150 mil millones en ayuda federal inmediata para la industria hotelera y $ 100 mil millones adicionales para negocios relacionados con viajes. Las aerolíneas estadounidenses buscan alivio por $ 58 mil millones. Entonces, ¿qué podemos hacer como industria mirando hacia adelante?

Planificadores de eventos

Los organizadores pueden ayudar a la toma de decisiones de sus clientes al facilitar los horarios para los planes de reembolso de expositores, patrocinadores y asistentes. Para bien o para mal, esto podría significar permitir reembolsos completos caso por caso. Si un cliente tiene eventos alternativos planeados para más adelante en el año calendario, sería una buena idea trabajar con los patrocinadores y asistentes de los expositores, verificando quién estaría dispuesto a cambiar los planes de viaje para permanecer leal y participar en el evento futuro, incluso si a un costo reducido.

Gary Shapiro , presidente y CEO de la Asociación de Tecnología del Consumidor , sugiere que los planificadores pueden facilitar el proceso para los socios al ofrecer flexibilidad cuando se mantienen comprometidos con un evento cancelado que se reprogramará en una fecha posterior.

Con el distanciamiento social convirtiéndose en la palabra de moda de esta pandemia global, los planificadores también querrán tener en cuenta el impacto que esto podría tener en el diseño de reuniones futuras. Con presupuestos reducidos y economías probablemente imperativas, es muy posible que las tendencias se inclinen hacia reuniones y grupos corporativos más pequeños e íntimos. Inicie conversaciones con socios de hoteles y lugares ahora sobre la reducción de espacios y las posibilidades de reducción de espacios.

Mantenga una conversación con los socios de destino, CVB, DMO, DMC, socios de asociación, etc. La importancia de la industria ahora para mantenerse en la comunidad es de suma importancia.

Hoteles y aerolíneas

"Los proveedores de viajes deben mostrar cierta empatía y flexibilidad en las disposiciones de cancelación", dice Shapiro. "Si a una empresa con 500 noches de hotel se le puede permitir cancelar hasta unas pocas semanas antes de un evento, es más probable que posponga esa decisión hasta que tenga más información".

Pero con los hoteles en todo el país y las aerolíneas cerrando por completo más y más, los planificadores de eventos y estas industrias tendrán que trabajar juntos y mantenerse en estrecha comunicación.

Centros de convenciones y lugares

Las instalaciones para reuniones pueden tomar la iniciativa al mostrar flexibilidad en los costos si el organizador del evento necesita reducir el espacio al reprogramar su evento para una fecha futura, especialmente si ese evento necesita reducirse por razones financieras. Shapiro dice: "Los lugares pueden ayudar a convencer a los hoteles de que renuncien a las sanciones financieras en cascada a medida que se acerca el evento, ya que las empresas no están seguras del futuro y podrían tomar decisiones centradas en reducir sus pérdidas".

En otro frente, los lugares y los planificadores pueden trabajar juntos para encontrar soluciones digitales / virtuales para reducir algunas de las necesidades espaciales del evento. Los eventos virtuales están cambiando la forma en que nos reunimos y podrían reducir en gran medida los requisitos espaciales para una reunión. A medida que la industria de las reuniones se embarca en el camino hacia la recuperación después del coronavirus, los eventos híbridos podrían ayudar mucho en el equilibrio financiero mientras incorporamos lentamente el retorno de las interacciones cara a cara.

Proporcionando entornos más seguros

Una vez que el brote de coronavirus ralentice su curso, muchos jugadores se darán la vuelta para asumir una cultura de "negocios como siempre", y todos pueden distinguirse utilizando las mejores prácticas para reducir los riesgos para la salud y hacer que los clientes, socios, asistentes, expositores, patrocinadores, oradores y más allá de sentirse seguro y seguro en nuestros eventos.

"Imagine una aerolínea que ofrece desinfectantes al abordar a todos los pasajeros", reflexiona Shapiro. "Los hoteles pueden colocar limpiadores de manos en todas partes, filtrar a los invitados con termómetros y limpiar los botones del elevador, las manijas y las perillas de las puertas, los pasamanos y el equipo del gimnasio en un horario frecuente y establecido. Los centros de convenciones pueden adoptar un enfoque similar y trabajar con los productores de espectáculos para excluir a los asistentes. quienes recientemente visitaron o vinieron de áreas infectadas. Los organizadores del evento también pueden usar la proyección térmica o señalización, humor y ejemplos ilustrados para desalentar el apretón de manos y los abrazos, y cambiar a saludar y hacer reverencias ".

Lo que viene

Para bien o para mal, parece que todavía estamos solo al comienzo de la pandemia y en un momento problemático. La salud es lo primero. Pero si bien los gobiernos, el sentido común o la economía dictarán la duración de la prohibición de viajar y otras restricciones necesarias, debemos ser flexibles, creativos, cooperativos e incluso unificados para recordar por qué el contacto humano y cara a cara es importante y siempre prevalecerá. "Nuestros eventos estimulan la innovación, los negocios y la difusión del conocimiento. Incitan a la casualidad. Inspiran con experiencias de cinco sentidos", recuerda Shapiro. "Ahorran combustible al reemplazar meses de viaje a muchos lugares y reunir a personas con intereses compartidos en un solo lugar. Preservan nuestra humanidad común y nos hacen mejores. Son especialmente importantes en tiempos de incertidumbre para intercambiar información de primera mano, fortalecer las relaciones y lluvia de ideas adaptaciones y mejoras ". En lugar de retorcerse las manos con desesperación y miedo, la industria de eventos puede utilizar este momento desafiante para prepararse para un futuro de oportunidades y forjar relaciones más cercanas con nuestros clientes, colegas, miembros, socios e incluso competidores.

Adaptado y traducido por Qubit, texto original de Meeting Group North

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